Le bureau provincial est responsable des services administratifs du CPQVO et relève d’un directeur général. En plus de celui-ci, le bureau provincial compte 3 employés et engage des services de comptabilité et de support informatique.
L’équipe du bureau provincial assure la liaison entre les bénévoles, les coordonnateurs régionaux et les membres du conseil d’administration. Cette liaison est complémentaire au soutien administratif et organisationnel apporté par l’équipe aux membres de tous les niveaux. En plus de travailler en collaboration quotidiennement pour la réception, le traitement et les réponses aux courriels et appels téléphoniques reçus, l’équipe du bureau provincial s’affaire à appuyer les bénévoles dans l’exécution de leurs tâches en apportant un soutien complet aux diverses demandes et selon les besoins et événements en cours tout au long de l’année. Des membres de l’équipe provinciale participent à divers comités aux niveaux provincial et national.
Distribution des tâches principales
- Le titulaire du poste Permanence est responsable des traitements et suivis administratifs, notamment les bourses, les assurances, les reconnaissances d’organisme.
- Le titulaire du poste Communications est responsable des dossiers qui aboutissent par un événement (p.ex., loterie, art oratoire) ainsi que de la gestion des réseaux sociaux et des documents et formulaires.
- Le titulaire du poste Filtrage s’occupe du traitement et suivi des dossiers de membres et des CRE en s’assurant de l’exactitude des formulaires et de la base de données nationale.